ting

Hereby the final homework for ABV Quarter 1.

When finish it, please add it to your dossier and deliver together with all other documentation on October the 18th.

Regards,
Soraia

opdract 1
Herfst 1 Sessie 3
Module Vergaderen

ABV - Doel en beoordelingen

Wat is ABV wel en wat is ABV niet ?

Wel
• In ABV train je jezelf en anderen om een professionele beroepshouding aan te nemen.
• Je leert dat te doen in vergaderingen, brainstorms onderhandelingssituatie, sollicitatietrainingen etc …
• Je krijgt de kans om efficiënt en effectief te leren communiceren
• Je creëert je eigen bedrijfscultuur
• ABV is een doe vak!
• Je producent i.p.v. comsument
• Als het goed is leer je in ABV minimaal van je coach en maximaal van elkaar !

Niet
• ABV is niet het consumeren van lesmateriaal, je produceert je eigen lesmateriaal (zonder notulen geen volgende vergadering)
• Dikke boeken bestuderen en examens doen

Hoe wordt je beoordeeld?

1) Actieve deelname
2) Vergaderdossier

Actieve deelname weegt zwaar omdat voor je coach zichtbaar moet worden dat je steeds effectiever en efficiënter leert samenwerken en communiceren.

In het vergaderdossier dat beoordeeld zal worden zijn opgenomen:

• notulen van ieder sessie
• observaties
• geleverde feedback
• ontvangen feedback
• het zelfreflectie verslag uit de eerste bijeenkomst
• reflectieverslag van de tweede of derde bijeenkomst (huiswerk opdracht n.a.v. van de tweede sessie; zie hieronder)
• evaluatie verslag van de hele module: vergaderen

———————

opdracht 2

ABV Herfst Sessie 4 Module Vergaderen
Eindopdracht

Casus en opdrachtsituatie 1
Je werkt al 2 jaar als projectmanager met 5 oude studievrienden en vriendinnen in een maatschap. Jullie hebben destijds voor deze rechtsvorm gekozen omdat dat betekent je gezamenlijk verantwoordelijk bent voor de opdrachtenportefeuille. Ook vonden jullie deze samenwerkingsvorm aantrekkelijk omdat dit betekent dat je bij elke nieuwe opdracht gezamenlijk overleg kan voeren over hoeveel iedereen individueel aan zijn werkzaamheden zal gaan verdienen. Dat is een realistische formule omdat de praktijk uitwijst dat elke productie steeds weer een andere hoeveelheid werk voor
de individuele leden van het maatschap oplevert.

Toe nu toe gingen de zaken heel erg goed omdat iedereen zijn eigen specialisatie goed uitoefent binnen het uitzonderlijke teamwerk waar jullie op de markt bekend om staan. Dat teamwerk leveren jullie met een interaction designer, een marketer, een vormgever, een programmeur en een account manager die tevens sales executive is. Jullie formule heeft jullie in 2 jaar tijd al veel tevreden klanten opgeleverd, iets waar ook jij als projectmanager erg trots op bent.

De afgelopen maand echter ging er iets heel erg mis. In de week waarin de preproductie afgerond zou worden kreeg de programmeur een ernstig ongeluk. Daardoor kon het prototype waarmee de userbility test uitgevoerd moest worden niet op tijd opgeleverd worden.

Jullie hebben de klant, het Ministerie van Volksgezondheid, duidelijk gemaakt dat het hier absolute overmacht betrof. Toch dreigen zij de opdracht nu in te trekken met het argument dat: “Elke professioneel bedrijf tijdige vervanging voor zieke sleutelfiguren moet kunnen garanderen”.

Opdracht deel 1
- Stel als voorzitter een agenda op aan de hand waarvan je een gezamenlijk standpunt in kan nemen als reactie op het standpunt van het Ministerie van Volksgezondheid.
- Hoe ziet de agenda er uit die je voor deze vergadering opstelt?
- Welke agendapunten en gespreksonderwerpen laat je aan de orde komen?
- Welke onduidelijkheden in de communicatie verwacht je als voorzitter tijdens deze vergadering en hoe ga je die tijdens je voorbereidingen oplossen?

ABV Herfst Sessie 4 Module Vergaderen
Eindopdracht

Casus en opdrachtsituatie 2
Jullie schriftelijke reactie aan het Ministerie leverde goed nieuws en slecht nieuws op. Het goede nieuws is dat de opdracht bij jullie maatschap blijft liggen. Het slechte nieuws is dat het budget met 30% verlaagd is en dat men de vormgeving door een externe partij wil laten doen. Dat gaat iedereen uit het maatschap persoonlijk in zijn, en haar, portemonnee voelen! In de volgende vergadering zullen jullie onderling nieuwe prijs afspraken moeten maken. Dat levert een tweede vergadering op met een geheel nieuwe dynamiek.

Opdracht deel 1
- Stel als voorzitter een agenda voor deze vergadering op.
- Hoe ziet de agenda er uit die je voor deze vergadering opstelt?
- Welke agendapunten en gespreksonderwerpen laat je aan de orde komen?
- Welke onduidelijkheden in de communicatie verwacht je als voorzitter tijdens deze vergadering en hoe ga je die tijdens je voorbereidingen oplossen?
- And last but not least: In welk opzicht verschillen de twee vergadering die je moe(s)t voorzitten van elkaar en wat betekent dat voor de voorbereidende werkzaamheden die jij als jouw als voorzitter uitvoeren moe(s)t?

Advies voor het juist uitvoeren van de opdracht
Je hoeft als voorzitter in deze vergaderingen geen productietechnische voorstellen te doen. Het mag wel! Het belangrijkste is, hoe dan ook, dat je laat zien dat je de interne communicatie bij verschillende vergadertypen kan structureren en dat je laat zien hoe je dat wil gaan doen.

Lezen over vergadertechnieken helpt je bij deze opdrachten om de antwoorden te kunnen vinden. Daarvoor kan je de hoofdstukken 8, 9, en 10 van het boek “Informatief Communiceren” als naslagwerk gebruiken !

Louter houdingsadviezen en tips geven geen inzicht in je persoonlijke vaardigheden en voorzitterscapaciteiten. Een goed betoog over wat je in de twee genoemde casussen gaat doen en waarom je dat wil gaan doen wel !

Stop je werk in je vergaderdossier – Heel veel succes !